Diseño de formularios, facturas, y otros documentos “aburridos”
La mayoría de los empresarios no piensan mucho acerca de los documentos que utilizan diariamente. Todo el mundo utiliza las facturas, faxes y otros formularios, pero la mayoría de empresas no se preocupan mucho acerca de su aspecto.
El hecho es que esos documentos “aburridos” son elementos esenciales para crear y reforzar la imagen de su empresa. Ponga su logotipo en una cubierta de fax y será mucho más visible. Del mismo modo, una factura mal diseñada puede provocar problemas de pago. Si a su cliente le cuesta encontrar la fecha de vencimiento en una factura, lo más probable es que no le pague a tiempo.
Siga estos consejos para crear documentos de negocios eficaces y útiles.
Ponga su logotipo y eslogan en todos sus documentos. Muchas empresas usan tarjetas de visita que incluyen su logotipo y eslogan, pero no los ponen en el resto de documentos. Es una oportunidad perdida. Haga que todos sus documentos trabajen juntos como parte de una estrategia de marca corporativa. Utilice el mismo diseño de su tarjeta de visita en la cubierta de fax, las etiquetas de CD, facturas, etc. De esta forma, su imagen corporativa se refuerza con cada documento que envíe a sus clientes o contactos. Su empresa tendrá un aspecto profesional y su imagen de marca empezará a palo. Si no tiene un logotipo decente, vea cómo conseguir uno en el artículo cómo conseguir un buen logotipo.
Consulte con un diseñador. Los diseñadores aficionados suelen utilizar demasiados o demasiado pocos elementos de diseño y terminan enviando un mensaje confuso. Por el contrario, un profesional del diseño puede ayudarle a desarrollar una sólida estrategia de imagen corporativa. Un buen diseñador puede crear una imagen que transmita un mensaje que inspire confianza en su empresa.
Diseñe sus facturas cuidadosamente. La factura debe contener espacio para el número de factura, el número de cliente, la fecha del pedido, un código de producto y la descripción, la cantidad pedida, la cantidad enviada, y el precio total. La cabecera de la factura debe indicar claramente el nombre de la empresa, dirección, números de teléfono y fax, correo electrónico y web, junto con su logotipo o eslogan.
Proporcione información suficiente en su cubierta de fax. Debe incluir su información de contacto, así como espacio para los nombres del remitente y el destinatario. También incluya el número de páginas y el nombre de cualquier otra persona que deba recibir el fax. También puede dejar un espacio con instrucciones sobre qué hacer o cómo responder, como “urgente” o “esperamos respuesta”.
Los faxes puede ser un gran elemento de marketing. Si su empresa está patrocinando un evento próximo o planea introducir un nuevo producto, utilice la mitad inferior de su portada de fax para promocionarlo.
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